Compliance-Programm und -Struktur
Aufbauend auf den Erkenntnissen einer systematischen Compliance-Risikoanalyse schafft sich ein Unternehmen ein eigenes Compliance-Programm. Das Programm umfasst idealerweise Prinzipien und Maßnahmen, um Compliance-Risiken zu reduzieren und Verstöße gegen Gesetze und Regeln zu vermeiden. Berücksichtige Faktoren können die Region oder das Geschäftsmodell der jeweiligen Geschäftseinheit sein.
Von der Integritätsprüfung neuer und bestehender Geschäftspartner über eine zentrale Anlauf- und Beratungsstelle für Mitarbeiter bis hin zu einem Hinweisgebersystem wie beispielsweise einer Whistleblowing Hotline, können Unternehmen mit Compliance-Maßnahmen verschiedene Schwerpunkte fokussieren.
Die Aufgabe des Aufbaus einer Compliance-Organisation ist normwidriges Verhalten zu verhindern und zu entdecken. Sinnvoll kann hierbei die Ernennung eines Compliance-Beauftragten sein.
Die Mitglieder der Leitungsorgane sind hinsichtlich Ihrer Pflichterfüllung beweisbelastet. In Korrelation mit der Branche und Größe des Unternehmens sowie dessen nationaler oder internationaler Ausrichtung, steigen die Haftungsrisiken sowohl für das Unternehmen als auch – insbesondere – auch für die Leitungsorgane. Rechtsanwalt Dipl.-Ing. Michael Horak, LL.M.
Compliance-Beauftragter/-Officer
Ob ein Compliance-Beauftragter oder sogar eine Compliance-Abteilung erforderlich ist, ist abhängig von der Größe des Unternehmens. Solange die Kontrolle und Bestimmung aller Prozesse bei einer Person in Form des Geschäftsleiters oder Eigentümers liegen, kann das Unternehmen auf einen Compliance-Beauftragten möglicherweise verzichten. Umso komplexer das Unternehmen jedoch wird, desto wichtiger ist eine eigene Abteilung für Compliance oder mindestens ein Compliance-Beauftragter.
Die Ernennung eines Compliance-Beauftragten gehört zu einem intakten Compliance-Management-System. Der Compliance-Beauftragte kann auch als Compliance-Officer bezeichnet werden und sollte in einer unabhängigen und neutralen Stabsfunktion sein.
Zu den Aufgaben eines Compliance-Beauftragten gehört, die Unternehmensleitung und Mitarbeiter zu beraten und zu schulen. Compliance-Beauftragte haben sowohl eine interne wie auch eine externe Funktion, sie treten beispielsweise nicht nur als Ansprechpartner für Behörden auf, sondern verhängen auch unternehmensinterne Regelungen.
Die Möglichkeit zur direkten Kommunikation mit der Unternehmensleitung ist jedoch besonders wichtig, da der Compliance-Beauftrage gegenüber der Geschäftsleitung unmittelbar Bericht erstatten sollte. Ebenso sollte ein Unternehmen seinen Compliance-Beauftragten bei wichtigen Entscheidungen einbeziehen.
Zweck der Aufgaben eines Compliance-Beauftragten ist es, Rechtskonformität und ethisch korrektes Verhalten sicherzustellen.
Gemäß § 93 Abs. 2 AktG haften die Leitungsorgane einer Aktiengesellschaft bei der Verletzung Ihrer Organisations- und Überwachungspflichten persönlich. Für (die) Geschäftsführer einer GmbH gilt dies gemäss § 43 Abs. 2 GmbHG i.V.m. § 93 Abs. 2 AktG.
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