Überprüfung des Compliance-Management-Systems

Globale Entwicklungen, umschlagende Risiken und neue rechtliche Anforderungen erfordern ein dauerndes Update des Compliance-Management-Systems.

Ist das Compliance-Management-System angemessen und zeitgemäß? Funktioniert es noch? Das sind die Fragen, die sich ein Unternehmen immer wieder stellen muss. Ergebnisse aus unabhängigen internen und externen Prüfungen können Aufschluss geben. Durch regelmäßige Kontrollen sollten Unternehmen ihre wesentlichen Kernprozesse kontrollieren. Dies geschieht üblicherweise anhand von Leistungsindikatoren wie der Prozessdauer oder -qualität.

Monitoring und Fortschritt

Ein Compliance-Management-System kontinuierlich und gründlich auf Wirksamkeit zu prüfen und zu verbessern, gehört zur unverzichtbaren Pflege. Von der Überwachung über die Prüfung bis zur Zertifizierungen gibt es verschiedene Möglichkeiten die Pflege zu gewährleisten.

Befragungen von Mitarbeitern

Wie gehen die Mitarbeiter vor und was tun sie tatsächlich in der Praxis im explizierten Compliance-Fall? Das sich Fragen, die spezielle Interviews der Mitarbeiter beantworten sollen.

Compliance-Erklärungen

Die Compliance-Erklärung ist ein weiteres Prüfungsinstrument. Die Mitarbeiter geben eine Erklärung gegenüber dem Unternehmen ab. Die Mitarbeiter bestätigen, dass sie in einer bestimmten Zeitspanne nach bestem Wissen und Gewissen handelten und sich an die Compliance-Vorgaben hielten.

Prüfung der Geschäftsvorgänge

Die Prüfung von Geschäftsvorgängen sollte in Stichproben erfolgen.

Simulierte Hausdurchsuchung – Mock Dawn Raids

Ein Werkzeug der Compliance-Prüfung ist die Simulation einer Hausdurchsuchung. Dazu gehört die Durchsuchung der Büroräume von Mitarbeitern, die Sicherung von Dokumenten und die Befragung der Mitarbeiter. Das ist ein Test für das Verhalten in Stresssituationen. Gesetzeskonformes Verhalten steht somit auf dem Prüfstand.

Den Test können engagierte Rechtsanwälte, die Staatsanwaltschaft oder die Kartellbehörde durchführen. Sie durchsuchen die Geschäftsräume des Unternehmens.

Das Fachwort für die simulierte Hausdurchsuchung ist Mock Dawn Raid.

Compliance-Audit

Eine regelmäßige Überprüfung des Compliance-Management-Systems ist unerlässlich. Es gibt bereits Standards, wie Prüfungen ablaufen sollten. Verschiedene Prüf-Szenarien werden angeboten in denen entweder das ganze System oder nur Teilbereiche getestet werden.

Eine Compliance-Prüfung sollte durch eine interne Revision, externe Rechtsanwälte oder externe Wirtschaftsprüfer erfolgen. Wir sind Rechtsanwälte und unterstützen Sie bei der internen Revision (Compliance-Audit).

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