Compliance Organisation und Compliance-Prozesse

Das große Ziel einer Compliance-Organisation ist die konzernweite Einhaltung aller geltende Gesetze und Regeln. Die bestmögliche Beratung und Unterstützung in allen Konzernbereichen soll die Organisation gewährleiten.

Die im Lichte des Compliance sich ergebende Organisation wird ergänzt durch Absicherungsstufen in den Entscheidungsfindungsprozessen und in der gesamten Aufsichtsorganisation. Rechtsanwalt Dipl.-Ing. Michael Horak, LL.M.

Lokaler Ansprechpartner

Für ein global agierendes Unternehmen sollte ein weltweites Netzwerk lokaler Ansprechpartner für die Einhaltung der Standards sorgen und bei der Umsetzung unterstützen. Ein lokaler Ansprechpartner setzt das Compliance-Programm zusammen mit dem lokalen Management vor Ort um.

Informationsfluss

Ein reibungsloser regelmäßiger Informationsfluss zwischen Unternehmensvorstand und dem Compliance-Beauftragten übermittelt den aktuellen Status des Compliance-Management-Systems und seine Weiterentwicklung an die Führungsspitze eines Unternehmens.

Operativ – Ablauforganisation

Der operative Teil des Compliance-Management-Systems ist die Compliance-Organisation, in dem die systematischen Abläufe des Compliance-Programms stattfinden. Dazu gehören die Elevationen, Gutachten und Inspektionen der gesammelten Informationen.

Von der Speicherung von Akten über ein Meldesystem bis hin zur Überwachung und Kontrolle, sind für den operativen Prozess zahlreiche Compliance-Prozesse erforderlich. Außerdem gehören interne Regelungen sowie ein Dokumentenmanagement dazu. Weitere Punkte der Ablauforganisation sind, wie beispielsweise die Berichterstattung an die Geschäftsleitung abläuft und eindeutige Vorgaben für die Ad-hoc Berichterstattung oder wie ein Compliance-Vorfall gemanagt werden sollte.

Hinweisgebersystem

Mit einem Hinweisgebersystem gelingt eine Kontrollen und Überwachung innerhalb eines Unternehmens.

Als Meldestellen eignen sich Unternehmensbereiche wie die Personalabteilung, die Rechtsabteilung oder die Compliance-Abteilung. In diesen Abteilungen ist das Fachwissen für die Aufgabe am eheste zu finden. Vertraulichkeit und Schnelligkeit sind die Eigenschaften, die für eine Meldestelle wichtig sind, um erfolgreich zu funktionieren. Der Mitarbeiter, der etwas meldet, soll anonym bleiben. Um Identitätsschutz zu gewährleisten, dürfen keine Belege für seine Identität offenbart werden.

Compliance Organisation und Compliance-Prozesse

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