Dieser Selbstcheck hilft Geschäftsleitung und Verantwortlichen, offene Organisationsfragen zu erkennen. Beantworten Sie jede Frage mit Ja, Teilweise, Nein oder Nicht einschlägig. „Ja“ sollte durch einen vorhandenen Nachweis und einen nachvollziehbaren Ablauf gestützt sein. „Nicht einschlägig“ benötigt eine kurze Begründung.
Der Check liefert keine Zertifizierung und keinen rechnerischen Nachweis der Rechtmäßigkeit. Entscheidend ist, welche Lücken bestehen und welche Folgen sie haben können. Auf dieser Seite werden keine Antworten abgefragt oder an die Kanzlei übermittelt. Für Ihre Notizen steht eine ausfüllbare PDF-Arbeitsfassung bereit.
1. Sind Zuständigkeiten, Entscheidungsbefugnisse und Vertretungen für wesentliche Compliance-Aufgaben festgelegt?
Prüfen Sie Organigramm und tatsächliche Aufgabenverteilung. Bei einer Lücke sollte die Geschäftsleitung Zuständigkeit, Befugnisse und Berichtsweg klären.
2. Werden die rechtlichen Risiken des tatsächlichen Geschäfts regelmäßig und bei wichtigen Änderungen bewertet?
Eine Liste allgemeiner Gesetze genügt nicht. Neue Produkte, Länder, Vertriebspartner und Übernahmen sind Anlässe für eine erneute Einordnung.
3. Sind die geltenden Regeln auffindbar, verständlich und mit den Arbeitsabläufen vereinbar?
Lassen Sie sich an einem typischen Vorgang zeigen, wann eine Freigabe benötigt wird und wer entscheidet. Widersprüche zwischen Handbuch und Praxis werden als Aufgabe aufgenommen.
Zum Thema Compliance-Beratung: Auftrag, Ablauf und Ergebnisse
4. Werden neue und bestehende Geschäftspartner nach dem tatsächlichen Risiko geprüft?
Erfassen Sie den Prüfungsumfang und den Umgang mit Auffälligkeiten. Zusätzliche gesetzliche Prüfungen, etwa zu Sanktionen oder Geldwäsche, bleiben gesondert zu bestimmen.
5. Sind Vertragsabweichungen, ungewöhnliche Vergütungen und Zahlungen an Dritte kontrolliert?
Prüfen Sie an Beispielen, ob Leistungsnachweis, Empfänger und Freigabe zusammenpassen. Eine Unterschrift ohne Kenntnis des Vorgangs ist keine inhaltliche Kontrolle.
6. Ist geklärt, welche Meldestellen- und Beschwerdepflichten gelten und wer eingehende Hinweise bearbeitet?
HinSchG, AGG und weitere Beschwerdewege sind zu unterscheiden. Prüfen Sie Vertraulichkeit, Vertretung, Fristen und den Umgang mit Interessenkonflikten.
7. Sind Datenverarbeitung, Zugriff, Sicherheitsvorfälle und gegebenenfalls gesetzliche Meldungen organisatorisch geregelt?
Ziehen Sie Datenschutz- und IT-Verantwortliche hinzu. Ein Vorfall kann mehrere Meldeverfahren auslösen, die getrennt beurteilt und koordiniert werden müssen.
8. Ist geprüft, welche Produkt-, Lizenz- und Sicherheitsanforderungen für das eigene Angebot gelten?
Nicht jedes Unternehmen ist Hersteller. Die eigene Rolle, Produktgruppen und Bereitstellungsmodelle müssen aber nachvollziehbar eingeordnet sein.
9. Sind besonders wertvolle vertrauliche Informationen bestimmt und durch angemessene Maßnahmen geschützt?
Vergleichen Sie Verträge, Zugriffsrechte und den Umgang bei Projektende. Pauschale Vertraulichkeitsklauseln ersetzen keine gelebte Schutzorganisation.
10. Erhalten Beschäftigte die für ihre Aufgaben erforderliche Anleitung und können sie Rückfragen stellen?
Inhalte sollten typische Entscheidungen der Zielgruppe behandeln. Dokumentieren Sie Teilnahme und wesentliche Inhalte; wiederholen Sie Schulungen bei relevantem Änderungsbedarf.
11. Wird überprüft, ob Regeln angewendet und vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden?
Nutzen Sie geeignete Stichproben und die Auswertung von Vorfällen. Halten Sie offene Punkte, Verantwortliche und Termine fest.
12. Sind Ansprechpartner und Abläufe für Verdachtsfälle, Behördenbesuche und andere dringende Ereignisse bekannt?
Prüfen Sie Erreichbarkeit und Vertretung. Bei einem bereits laufenden Vorfall haben konkrete Sicherungsmaßnahmen und gesetzliche Fristen Vorrang vor diesem Selbstcheck.
Die Antworten auswerten
Beginnen Sie mit den Punkten, bei denen ein konkreter Verdacht, eine gesetzliche Frist oder ein unmittelbares Risiko für Personen, Daten oder Produkte besteht. Diese Fragen sollten unverzüglich mit den zuständigen Fachleuten geklärt werden. Eine große Zahl positiver Antworten gleicht einen solchen offenen Punkt nicht aus.
Bei „Teilweise“ oder „Nein“ notieren Sie, was fehlt: eine Zuständigkeit, eine rechtliche Einordnung, ein tatsächlicher Arbeitsschritt oder ein Nachweis. Legen Sie anschließend eine verantwortliche Person und einen angemessenen Termin fest. Bei „Ja“ prüfen Sie stichprobenartig, ob die beschriebene Regel tatsächlich angewendet wird.
Aus offenen Punkten einen Auftrag machen
Für eine rechtliche Bestandsaufnahme genügen zunächst die drei wichtigsten offenen Fragen und eine Beschreibung Ihres Unternehmens. Personenbezogene Fallunterlagen müssen dafür nicht ungeordnet mitgeschickt werden. Wir stimmen den Prüfungsumfang und die benötigten Unterlagen mit Ihnen ab. Kontakt zur Kanzlei.
Weiterführend: Compliance-Beratung: Auftrag, Ablauf und Ergebnisse · Compliance-Checklisten zum Herunterladen · Compliance für mittelständische Unternehmen