Die Compliance Regeln zu umgehen kann riskant sein. Manchmal ist es jedoch erforderlich Ausnahmen zu machen und die Regeln zu missachten. Damit dabei kein Risiko entstehen kann, sollten Sie daher unbedingt Vorkehrungen treffen.
Wir beraten Sie auch zu Compliance-Risiken.
Ausnahmen berücksichtigen
Ausnahmen im Compliance-Prozess zu berücksichtigen, kann eine sehr kluge Strategie sein. Dabei ist das Abwägen zwischen Geschäft, Sicherheit und Kunden erforderlich. Obwohl sicher keine 100% möglich sind, können Sie dafür jedoch eine optimale Lösung anvisieren.
Verantwortliche sollten ein Management für Ausnahmen im Prozess integrieren.
Rechtsanwalt Dipl.-Ing. Michael Horak, LL.M.
Erste Schritte
Erste Schritte um zur Integration von Ausnahmen in den Compliance-Prozess:
- Dokumentation der Maßnahmen, die den Compliance-Regeln widersprechen.
- Formulieren der extra Handlungen zur Erreichung der Compliance-Ziele.
- Auslassung von Regeln dauernd oder jedesmal prüfen.
- Protokoll wer grünes Licht gegeben hat für die Angemessenheit der Ausnahme.
Auch wenn es Regeln gibt, die sich nicht umgehen lassen, geschäftliche Entscheidungen erfordern manchmal die Eingehung eines Risikos. In diesen Situationen sollte darum darüber vollständige Klarheit herrschen.
Dokumentieren Sie genau wie die Intuition der Compliance-Regel alternativ erreicht werden kann. Formulieren Sie warum die Regel nicht anwendbar ist und in der jeweiligen Situation sinnlos ist.
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Todsünde 1: Compliance-Auditor als Gegner betrachten
Ein Compliance-Auditor überprüft die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben oder anderen Richtlinien in einem privaten Unternehmen oder einer öffentlichen Einrichtung während einer Compliance-Prüfung. Die Verantwortung für die Strategien in den Bereichen Informationstechnologie (IT) und Computersysteme trägt der Chief Information Officer (CIO). Eine IT-Strategie ist erforderlich um die Compliance-Ziele des Unternehmens zu unterstützen. Unternehmen sind verpflichtet das…
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7 Todsünden der IT-Compliance
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Todsünde 2: Ausnahmen ausschließen
Die Compliance Regeln zu umgehen kann riskant sein. Manchmal ist es jedoch erforderlich Ausnahmen zu machen und die Regeln zu missachten. Damit dabei kein Risiko entstehen kann, sollten Sie daher unbedingt Vorkehrungen treffen. Wir beraten Sie auch zu Compliance-Risiken. Ausnahmen berücksichtigen Ausnahmen im Compliance-Prozess zu berücksichtigen, kann eine sehr kluge Strategie sein. Dabei ist das…
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Todsünde 3: Arbeitsgruppe schlecht vorbereiten
Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen – zu wenig davon in einer Arbeitsgruppe bringt Probleme. Ein Chief Information Officer (CIO) sollte unbedingt eine hochqualifizierte Arbeitsgruppe für den Bereich Compliance zusammenstellen. Unzureichend vorbereitete Teams können sogar riskant sein. Der CIO trägt die Verantwortung für die Strategien in den Bereichen Informationstechnologie (IT) und Computersysteme mit der Absicht die Ziele des…
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Todsünde 4: Governance-Struktur verpasst
Obwohl Unternehmen grundlegende Prozesse und Kontrollen beherrschen, mangelt es aus unserer Erfahrung häufig an Governance–Struktur. Eine gute Governance–Struktur soll die Risikoabdeckung sowie die Anpassung ihrer Prozesse und Kontrollen an die regulatorischen Anforderungen sichern. Wir beraten Sie gerne in IT-Compliance. Auswirkungen mangelnder Governance-Struktur Auswirkungen einer strukturlosen Compliance-Governance können folgende sein: Die Unternehmensarchitektur wird schlapp. Reaktionen auf…
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Todsünde 5: Regulierungsverständnis fehlt
In IT-bezogenen Themen wie Datenschutz kann es zu Verwirrung kommen bei mangelndem Regulierungsverständnis innerhalb des Unternehmens. Grund dafür ist aus unserer Erfahrung, dass sich das Verständnis eines Unternehmens für einen rechtlichen Gesichtspunkt oftmals nicht mit der Absicht einer Vorschrift deckt. Verstehen Die Folge ist, dass Unternehmen nicht wissen was Aufsichtsbehörden von ihnen wollen. Unternehmen sollten…
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Todsünde 6: Compliance diktiert IT-Sicherheit
Führungskräfte aus dem Bereich IT-Sicherheit sind darauf angewiesen, dass sie zu Compliance immer auf dem neusten Stand der gesetzlichen Vorgaben sind. Dabei dürfen Sie jedoch ein stabiles Sicherheitsprogramm nicht aus den Augen verlieren. Ein guter Datenfluss, ein florierendes Unternehmen, das wettbewerbsfähig bleibt – das gelingt mit der richtigen Einstellung. Rechtsanwalt Dipl.-Ing. Michael Horak, LL.M. Sicherheitsprogramm…
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Todsünde 7: Schlüssel-Technologien ablehnen
Der Markt bietet eine Fülle von Technologien für Compliance-Erfordernisse. Rechts- sowie Compliance-Abteilungen sind für die Beschaffung dieser Technologien verantwortlich. IT-Verantwortliche können jedoch bei der Auswahl und dem Einsatz der optimalen Lösungen mitarbeiten. Nutze Sie eine erste IT-Compliance-Beratung. Essenzielle Technologie-Bereiche Die essenziellen drei Technologie-Bereiche, in die Compliance-Verantwortliche investieren sollten sind folgende: 1. Grundlegende Systems of Record…