Die folgenden Checklisten helfen, einen Prüfungsauftrag vorzubereiten und betriebliche Zuständigkeiten zu klären. Sie sind als Arbeitsunterlagen gedacht: Vorhandene Nachweise werden zugeordnet, offene Fragen festgehalten und Verantwortliche benannt. Welche gesetzlichen Pflichten tatsächlich gelten, muss für das konkrete Unternehmen geprüft werden.
Die PDFs können gespeichert und ausgedruckt werden. Es ist keine Registrierung erforderlich. Bitte tragen Sie vertrauliche Angaben nur in Ihrer eigenen Arbeitskopie ein und stimmen Sie eine etwaige Übermittlung mit uns ab.
Unterlagen für die Compliance-Bestandsaufnahme
Für Geschäftsleitung und Projektverantwortliche. Stellen Sie zunächst vorhandene Unterlagen zusammen; fehlende Dokumente werden als offene Punkte vermerkt. Vertrauliche Inhalte erst über einen vereinbarten Übermittlungsweg austauschen.
- Geschäft und Organisation: Beteiligte Gesellschaften, Standorte, Beschäftigtenzahlen und wesentliche Absatzländer erfassen.
- Regeln und gelebte Abläufe: Verhaltenskodex, Richtlinien und Freigabeordnungen mit Versionsstand sammeln.
- Vorfälle und besondere Pflichten: Behördenanfragen, laufende Verfahren und bindende Fristen benennen.
- Auswertung vorbereiten: Unterlagen nach Datum und Geltungsbereich ordnen; Entwürfe von gültigen Fassungen trennen.
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Eine vollständige Dokumentensammlung belegt noch nicht die Wirksamkeit der Organisation. Prüftiefe und erforderliche Tatsachenaufklärung werden gesondert vereinbart.
Eine interne Untersuchung vorbereiten
Für den Umgang mit einem konkreten Verdacht. Die Liste unterstützt die Vorbereitung einer rechtlichen Abstimmung. Sie ist keine Freigabe für bestimmte Überwachungs- oder Ermittlungsmaßnahmen.
- Ausgangslage sichern: Meldung oder Auffälligkeit mit Eingang, Quelle und bekannten Tatsachen dokumentieren.
- Auftrag und Unabhängigkeit: Auftraggebende Gesellschaft und zuständiges unbefangenes Organ bestimmen.
- Maßnahmen rechtlich planen: Datenquellen, Zweck, Rechtsgrundlage und Verhältnismäßigkeit jeder Maßnahme prüfen.
- Entscheidungen und Abschluss: Externe Melde-, Anzeige- oder Informationspflichten gesondert prüfen.
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Keine Beweise vernichten, keine Zeugen beeinflussen und keine anlasslose Durchsicht privater Kommunikation. Erforderliche Sofortmaßnahmen und Fristen mit rechtlichem Beistand abstimmen.
Behördenbesuche und Durchsuchungen
Organisatorische Orientierung für Empfang, Geschäftsleitung und IT. Befugnisse und Mitwirkungspflichten hängen von Behörde und Maßnahme ab. Die konkrete Anordnung ist rechtlich zu prüfen.
- Vor einer möglichen Maßnahme: Interne Ansprechpartner, Vertretungen und aktuelle Kontaktwege festlegen.
- Bei Eintreffen der Behörde: Zuständige interne Person unverzüglich informieren; ruhig und sachlich bleiben.
- Während der Maßnahme: Rollen und konkrete Auskunfts- beziehungsweise Mitwirkungspflichten klären.
- Dokumentation und Nachbereitung: Umfang der Maßnahme, wesentliche Vorgänge und Einwendungen sachlich festhalten.
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Keine pauschalen Aussagen zur Sache ohne geklärte Rolle. Unternehmen und persönlich Betroffene können unterschiedliche Interessen haben und getrennte Vertretung benötigen.
Geschäftspartner risikobezogen prüfen
Für Einkauf, Vertrieb und Freigabeverantwortliche. Prüftiefe und Wiederholung richten sich nach Geschäft, Land, Rolle und erkennbaren Risiken. Die Liste ersetzt keine gesetzlich erforderliche Spezialprüfung.
- Identität und Geschäftsmodell: Vertragspartner, Registerangaben, Anschrift und handelnde Personen feststellen.
- Geschäft und Auffälligkeiten: Leistungsinhalt, Vergütung und tatsächlichen Bedarf plausibilisieren.
- Nachweise und Entscheidung: Benötigte Unterlagen gezielt anfordern; Widersprüche dokumentieren und aufklären.
- Nach Beginn der Zusammenarbeit: Leistungsnachweise und Zahlungsempfänger vor Freigaben kontrollieren.
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Ein Registerauszug oder eine Sanktionslistenabfrage allein schließt Risiken nicht aus. Auffälligkeiten sind ein Anlass zur Prüfung, kein automatischer Beweis für einen Verstoß.
Mit den Ergebnissen weiterarbeiten
Fassen Sie offene Punkte mit einer zuständigen Person und einem Termin zusammen. Dringende Hinweise, laufende Behördenmaßnahmen und gesetzliche Fristen haben Vorrang. Für eine allgemeine Standortbestimmung steht zusätzlich der Compliance-Selbstcheck zur Verfügung. Den möglichen Umfang einer rechtlichen Prüfung erläutert die Seite Beratungsaufträge.
Weiterführend: Compliance-Beratung: Auftrag, Ablauf und Ergebnisse · Compliance-Selbstcheck: zwölf Fragen für Unternehmen · Durchsuchungen und Behördenmaßnahmen