Protección de informantes y canales internos de denuncia | Compliance & Recht

CUMPLIMIENTO Y DERECHO · TRATADO

Los cuatro ejemplos prácticos · Enviar solicitud

Un sistema de denuncia de irregularidades requiere más de un canal de información técnica. Las notificaciones deben recibirse de manera confidencial, verificarse a tiempo y tramitarse con las medidas de seguimiento apropiadas. Apoyamos a las empresas en el diseño legal de los puntos de reportes internos y en las preguntas derivadas de informes específicos.

Actividades de asesoramiento típicas

Su empresa creará una unidad de informes internos por primera vez o revisará una solución existente.
Una solución de grupo o un proveedor de servicios externo debe apoyar a varias empresas.
Una notificación se refiere a los administradores o a la persona responsable hasta la fecha; los conflictos de intereses son inminentes.
Deben coordinar la retroalimentación, las medidas de investigación y la protección de las personas involucradas.
Existen incertidumbres sobre los avisos anónimos, las medidas de personal o los requisitos de protección de datos.

¿Quién necesita crear una unidad de información interna?

Según el § 12 HinSchG, la obligación se aplica generalmente a los empleadores con por lo general al menos 50 empleados. Se aplica a determinadas empresas reguladas, independientemente del número de empleados. Hay características especiales en los organismos públicos, los municipios y las asociaciones. La obligación debe ser examinada por el empleador en cuestión; una marca común o la pertenencia a un grupo no responde todavía a esta pregunta.

No todas las reclamaciones entran en el ámbito de aplicación del HinSchG. En particular, las violaciones mencionadas en el artículo 2 son decisivas. Una empresa también puede abrir su canal interno a otras preocupaciones, pero luego debe distinguir entre los requisitos de protección jurídica y las normas adicionales de procedimiento voluntario.

Organización, confidencialidad y canales de información

Las personas responsables del organismo informador necesitan los conocimientos especializados necesarios y deben poder desempeñar sus tareas de manera independiente. Otras tareas son posibles en la medida en que se evitan los conflictos de intereses. Los derechos de acceso se limitan a las personas competentes y de apoyo. La identidad del remitente y del interesado debe ser protegida de acuerdo con los requisitos legales; el requisito de confidencialidad tiene excepciones legales.

Los mensajes deben ser posibles oralmente o en forma de texto. Previa solicitud, se podrá celebrar una reunión personal dentro de un plazo razonable; con el consentimiento, también será posible la transmisión de imágenes y sonido. Los mensajes entrantes anónimos deben ser procesados. Por otra parte, el artículo 16 HinSchG no establece una obligación general de ofrecer un canal de información técnicamente anónimo.

Los indicadores pueden elegir básicamente entre mensajes internos y externos. Los procedimientos internos no restringirán ni impedirán el acceso a los organismos de información externos competentes.

Plazos y seguimiento

Confirmación de recepción: a más tardar siete días después de la recepción de la notificación.
Ensayo: Se examinará la competencia, el alcance y la validez y se solicitará información adicional en caso necesario.
Seguimiento: Por ejemplo, una investigación interna, la presentación a un órgano competente o una conclusión razonada del procedimiento.
Comentarios: dentro de los tres meses siguientes a la recepción; sin confirmación a más tardar tres meses y siete días después de la recepción.

Los comentarios incluirán medidas de seguimiento previstas o aplicadas y sus razones. No afectará a las investigaciones en curso ni a los derechos de las personas afectadas. El período de referencia no significa que cada investigación deba completarse en un plazo de tres meses.

Protección contra las represalias

Las desventajas debidas a una notificación protegida están prohibidas. § 36 HinSchG prevé la inversión de la carga de la prueba bajo sus condiciones. Por lo tanto, las decisiones del personal deben ser fundamentadas y cuidadosamente documentadas. La protección depende de los requisitos legales, en particular § 33 HinSchG; a sabiendas las afirmaciones falsas deben distinguirse de esto. Al mismo tiempo, deben respetarse los derechos de los acusados y una explicación abierta.

Nuestros servicios

Examen de la obligación de crear y de la forma apropiada de organización.
Diseño de reglas de procedimiento, responsabilidades, representación y medios de escalada.
Revisión legal de los contratos de proveedores de servicios, permisos e información sobre protección de datos.
Elaboración de plantillas para las confirmaciones de recibo, retroalimentación y documentación.
Asesoramiento sobre medidas de seguimiento, investigaciones e interfaces del derecho laboral.
Formación de los agentes informadores e información para los empleados.

Cuestiones comunes

¿Puede un tercero externo hacerse cargo de la unidad de notificación?

Sí, § 14 HinSchG permite el nombramiento de terceros. La obligación de la empresa de adoptar las medidas adecuadas para remediar una infracción sigue vigente. Las tareas, poderes, protección de datos y conflictos deben estar regulados por contrato.

¿Es posible que varias empresas exploten una unidad de información conjunta?

Para varios empleadores privados con 50 a 249 empleados de forma regular, el apartado 2 del artículo 14 establece una posición conjunta. Las obligaciones para la terminación de la infracción y la retroalimentación siguen correspondiendo al empleador individual. Otros modelos de grupo requieren una prueba separada.

¿Nuestro formulario de contacto general ya es un punto de notificación?

No sólo por ser capaz de recibir mensajes al respecto. Entre otras cosas, se requieren derechos de acceso, responsabilidades, confidencialidad y un proceso de procesamiento conforme con la ley. El formulario de contacto de esta firma cumple con la solicitud de mandato y no es un punto de notificación general para violaciones de cualquier empresa.

¿Qué documentos son útiles para el examen?

Número de empleados y estructura de la empresa, las normas de procedimiento anteriores, los contratos con proveedores de sistemas, así como los métodos de presentación de informes y procesamiento descritos. Los datos de casos personales sólo deben facilitarse mediante una vía coordinada de transmisión.

Editar un mensaje inteligiblemente

Una vez recibida, se aclara en primer lugar si la persona responsable es imparcial y si se requieren medidas urgentes. La notificación inicial, las adiciones posteriores y las propias evaluaciones deben seguir siendo distintas. Una sola nota de manipulación podrá registrar la recepción, responsabilidad, contacto, seguimiento y retroalimentación. Sólo las personas autorizadas reciben acceso.

En el caso de las notificaciones telefónicas, se aplican normas especiales a los registros y protocolos. De acuerdo con el § 11 HinSchG, una grabación de audio permanentemente accesible o un protocolo de palabra requiere el consentimiento de la persona que proporciona la información. Sin este consentimiento, debe prepararse un protocolo de contenido. Deben tenerse en cuenta las posibilidades previstas por la ley para el examen y la confirmación del protocolo.

En principio, la documentación se suprime tres años después de concluido el procedimiento. Es posible un almacenamiento más prolongado, en la medida en que sea necesario y proporcionado para cumplir los requisitos legales. Por lo tanto, el plan de borrado debe abarcar la fecha de cierre, los motivos legales de almacenamiento y los diferentes conjuntos de datos. El archivo ilimitado de todos los mensajes no es una solución estándar.

Si las alegaciones no se confirman, esto también debe documentarse de manera objetiva. Los comentarios no afectarán a los derechos de las personas afectadas ni a las investigaciones en curso. Para la preparación práctica, el Lista de comprobación para la inspección interna y la información sobre Cumplimiento de las normas de empleo Listo. La base jurídica de la documentación es, en particular: Sección 11.

Base jurídica e información oficial adicional

Condición jurídica: 1o de noviembre de 2026. La clasificación de hechos concretos requiere un examen de las normas y circunstancias aplicables.

Temas relacionados y siguientes pasos

Solicitar asesoramiento en la página de contacto. Describa brevemente su solicitud y, si es necesario, especifique los plazos existentes. El alcance y la remuneración se acordarán antes de la puesta en marcha.

Cuatro ejemplos prácticos

Los siguientes casos ficticios ilustran preguntas típicas de examen. La solución concreta depende de las circunstancias del caso individual.

01 · Presentación de informes contra la dirección

La persona responsable rendirá cuentas directamente al director gerente acusado. El caso se entregará a un transformador predeterminado e imparcial; Los accesos se limitan a las personas requeridas.

02 · Vacaciones en la Oficina de Informes

Se recibe un informe durante una ausencia de dos semanas. La representación se encarga del procesamiento de entradas y la supervisión de los plazos sin abrir el buzón confidencial de todo el departamento de recursos humanos.

03 · Nota anónima con documentos justificativos

Una nota contiene facturas, pero ningún nombre. Se comprobará si el contenido es plausible y, en caso de que exista un canal trasero, se solicitarán consultas específicas. Un remitente desconocido no hace una sospecha concreta sin sentido.

04 · Transferencia tras notificación

Poco después de un mensaje, el informante debe ser transferido. Las medidas de personal, el contexto temporal y las razones fácticas se examinan y documentan de manera independiente a fin de identificar posibles represalias.

Tu siguiente paso

¿Desea transferir los requisitos a su empresa o tener un proceso específico comprobado? Una breve descripción y una referencia a los plazos existentes son suficientes para el primer contacto. Votaremos sobre el alcance del examen y la compensación antes de la puesta en marcha.

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