Protection des lanceurs d’alerte et canaux internes de signalement | Compliance & Recht

CONFORMITÉ ET DROIT · TRAITÉ

Les quatre exemples pratiques · Envoyer la demande

Un système de dénonciation nécessite plus d'un canal de notification technique. Les notifications doivent être reçues de façon confidentielle, être vérifiées à temps et traitées avec des mesures de suivi appropriées. Nous soutenons les entreprises dans la conception juridique des points de rapport internes et dans les questions découlant de rapports spécifiques.

Événements typiques de conseil

Votre entreprise mettra en place une unité de rapport interne pour la première fois ou examinera une solution existante.
Une solution de groupe ou un prestataire de services externe devrait soutenir plusieurs entreprises.
Un avis concerne les gestionnaires ou la personne responsable à ce jour; les conflits d'intérêts sont imminents.
Ils doivent coordonner les réactions, les mesures d'enquête et la protection des personnes concernées.
Il existe des incertitudes concernant les avis anonymes, les mesures de personnel ou les exigences en matière de protection des données.

Qui doit mettre en place une unité de rapport interne?

Selon l'article 12 HinSchG, l'obligation s'applique généralement aux employeurs comptant habituellement au moins 50 employés. Elle s'applique à certaines sociétés réglementées, quel que soit le nombre de salariés. Il existe des caractéristiques particulières dans les organismes publics, les municipalités et les associations. L'obligation doit être examinée pour l'employeur concerné; une marque commune ou une appartenance à un groupe ne répond pas encore à cette question.

Toutes les plaintes n'entrent pas dans le champ d'application du HinSchG. En particulier, les violations mentionnées au paragraphe 2 sont décisives. Une entreprise peut également ouvrir son canal interne à d'autres préoccupations, mais elle doit ensuite faire la distinction entre les exigences de protection juridique et les règles supplémentaires de procédure volontaire.

Organisation, confidentialité et canaux de déclaration

Les personnes responsables de l'organisme déclarant ont besoin de l'expertise nécessaire et doivent être en mesure de s'acquitter de leurs tâches de manière indépendante. D'autres tâches sont possibles dans la mesure où des conflits d'intérêts sont évités. Les droits d'accès sont limités aux personnes compétentes et qui les soutiennent. L'identité de la personne concernée et de la personne concernée doit être protégée conformément aux exigences légales; l'exigence de confidentialité comporte des exceptions légales.

Les messages doivent être possibles oralement ou sous forme de texte. Sur demande, une réunion personnelle est possible dans un délai raisonnable; avec le consentement de l'intéressé, la transmission d'images et de sons est également possible. Les messages entrants anonymes doivent être traités. D'autre part, l'article 16 HinSchG ne prévoit pas d'obligation générale d'offrir un canal de notification techniquement anonyme.

Les indicateurs peuvent essentiellement choisir entre les messages internes et externes. Les procédures internes ne limitent pas ou n'entravent pas l'accès aux organismes de notification externes compétents.

Délais et suivi

Confirmation de réception: au plus tard sept jours après la réception de la notification.
Essai: La compétence, le champ d'application et la validité sont examinés et des informations supplémentaires sont recherchées si nécessaire.
Suivi: Par exemple, une enquête interne, la présentation à un organisme compétent ou une conclusion motivée de la procédure.
Rétroaction dans les trois mois suivant la réception; sans confirmation au plus tard trois mois et sept jours après la réception.

La rétroaction comprend les mesures de suivi prévues ou mises en œuvre et leurs raisons. Elle ne porte pas atteinte aux enquêtes en cours ni aux droits des personnes concernées. La période de rapport ne signifie pas que chaque enquête doit être terminée dans un délai de trois mois.

Protection contre les représailles

Les désavantages dus à une notification protégée sont interdits. § 36 HinSchG prévoit un renversement de la charge de la preuve dans ses conditions. Par conséquent, les décisions relatives au personnel doivent être étayées et documentées avec soin. La protection dépend des exigences légales, en particulier de l'article 33 de la loi HinSchG; il faut distinguer les affirmations sciemment fausses de celles-ci. Dans le même temps, les droits des accusés et une explication ouverte doivent être respectés.

Nos services

Examen de l'obligation de constitution et de la forme d'organisation appropriée.
Conception du règlement intérieur, des responsabilités, de la représentation et des moyens d'escalade.
Examen juridique des contrats de prestataires de services, des autorisations et des informations sur la protection des données.
Élaboration de modèles de confirmation de réception, de rétroaction et de documentation.
Conseils sur les mesures de suivi, les enquêtes et les interfaces du droit du travail.
Formation des agents déclarants et de l'information pour les employés.

Questions communes

Un tiers externe peut-il prendre la relève de l'unité de déclaration?

Oui, § 14 HinSchG permet la nomination de tiers. L'obligation de l'entreprise de prendre les mesures appropriées pour remédier à une infraction reste en place. Les tâches, les pouvoirs, la protection des données et les conflits doivent être réglementés par contrat.

Est-il possible pour plusieurs entreprises d'exploiter une unité de déclaration conjointe?

Pour plusieurs employeurs privés de 50 à 249 employés sur une base régulière, le paragraphe 14(2) prévoit un poste conjoint. Les obligations relatives à la cessation de l'infraction et à la rétroaction demeurent à l'employeur. D'autres modèles de groupe nécessitent un essai séparé.

Notre formulaire de contact général est-il déjà un point de notification?

Pas seulement en étant capable d'obtenir des messages à ce sujet. Entre autres choses, des droits d'accès appropriés, des responsabilités, la confidentialité et un processus de traitement conforme à la loi sont requis. Le formulaire de contact de cette entreprise répond à la demande de mandat et n'est pas un point de notification général pour les violations d'aucune compagnie.

Quels documents sont utiles pour l'examen?

Nombre d'employés et structure de l'entreprise, règles de procédure antérieures, contrats avec les fournisseurs de systèmes ainsi que les méthodes de déclaration et de traitement décrites. Les données à caractère personnel ne devraient être disponibles que par le biais d'une voie de transmission coordonnée.

Modifier un message de manière intelligible

Dès réception, il est d'abord précisé si la personne responsable est impartiale et si des mesures urgentes sont nécessaires. La notification initiale, les ajouts ultérieurs et les propres évaluations devraient rester distincts. Une seule note de traitement peut consigner la réception, la responsabilité, les contacts, le suivi et la rétroaction. Seules les personnes autorisées peuvent y accéder.

Dans le cas des notifications téléphoniques, des règles spéciales s'appliquent aux dossiers et aux protocoles. Conformément à l'article 11 HinSchG, un enregistrement audio accessible en permanence ou un protocole de texte nécessite le consentement de la personne qui fournit l'information. Sans ce consentement, un protocole de contenu doit être préparé. Les possibilités prévues par la loi pour l'examen et la confirmation du protocole doivent être prises en compte.

En principe, la documentation est supprimée trois ans après l'achèvement de la procédure. Un stockage plus long est possible, dans la mesure où il est nécessaire et proportionné pour satisfaire aux exigences légales. Le plan d'effacement devrait donc couvrir la date de clôture, les motifs légaux de stockage et différents ensembles de données. L'archivage illimité de tous les messages n'est pas une solution standard.

Si les allégations ne sont pas confirmées, elles doivent également être étayées par des documents factuels. La rétroaction ne porte pas atteinte aux droits des personnes touchées ni aux enquêtes en cours. Pour la préparation pratique, les Liste de contrôle pour l'inspection interne et les informations sur Conformité à l'emploi Prêt. La base juridique de la documentation est notamment: Chapitre 11.

Base juridique et autres informations officielles

Statut juridique : 1er novembre 2026. La classification des faits concrets nécessite un examen des règlements et des circonstances applicables.

Thèmes connexes et prochaines étapes

Demander conseil sur la page de contactC'est vrai. Décrivez brièvement votre demande et, si nécessaire, précisez les délais existants. La portée et la rémunération seront convenues avant la mise en service.

Quatre exemples pratiques

Les cas fictifs suivants illustrent des questions d'examen typiques. La solution concrète dépend des circonstances de l'affaire.

01 · Rapports à l'encontre de la direction

La personne responsable est directement responsable devant l'administrateur général de l'accusé. Le boîtier doit être remis à un transformateur prédéterminé et impartial; Les accès sont limités aux personnes requises.

02 · Vacances au bureau de rapport

Un rapport est reçu pendant une absence de deux semaines. La représentation prend en charge le traitement des entrées et le suivi des échéances sans ouvrir la boîte aux lettres confidentielle de l'ensemble du service RH.

03 · Note anonyme avec documents à l'appui

Une note contient des factures, mais aucun nom. Le contenu sera vérifié pour la plausibilité et, lorsqu'il y a un canal arrière, des requêtes spécifiques seront demandées. Un expéditeur inconnu ne fait pas un soupçon concret sans sens.

04 · Transfert après notification

Peu de temps après un message, l'informateur doit être transféré. Les mesures relatives au personnel, le contexte temporel et les raisons factuelles sont examinés et documentés de façon indépendante afin d'identifier les représailles possibles.

Votre prochaine étape

Voulez-vous transférer les exigences à votre entreprise ou faire vérifier un processus spécifique? Une brève description et une référence aux délais existants sont suffisantes pour le premier contact. Nous voterons sur la portée de l'examen et de l'indemnisation avant la mise en service.

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