Protezione degli informatori e canali interni di segnalazione | Compliance & Recht

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I quattro esempi pratici · Invia richiesta

Un sistema di segnalazione di fischi richiede più di un canale di reporting tecnico. Le notifiche devono essere ricevute in via riservata, controllate in tempo ed elaborate con le opportune misure di follow-up. Sosteniamo le aziende nella progettazione legale dei punti di segnalazione interni e nelle domande derivanti da relazioni specifiche.

Eventi di consulenza tipici

La vostra azienda istituirà un'unità di reporting interna per la prima volta o esaminerà una soluzione esistente.
Una soluzione di gruppo o un fornitore esterno di servizi dovrebbe sostenere diverse imprese.
Una notifica riguarda i gestori o la persona responsabile fino ad oggi; i conflitti di interesse sono imminenti.
Essi devono coordinare il feedback, le misure di indagine e la protezione delle persone coinvolte.
Ci sono incertezze riguardo agli avvisi anonimi, alle misure del personale o ai requisiti in materia di protezione dei dati.

Chi deve creare un'unità di segnalazione interna?

Secondo il § 12 HinSchG, l'obbligo si applica generalmente ai datori di lavoro con in genere almeno 50 dipendenti. Esso si applica a talune società regolamentate indipendentemente dal numero di dipendenti. Ci sono caratteristiche speciali in enti pubblici, comuni e associazioni. L'obbligo deve essere esaminato per il datore di lavoro interessato; un marchio comune o una composizione di gruppo non risponde ancora a questa domanda.

Non tutte le denunce rientrano nell'ambito di applicazione della HinSchG. In particolare, le violazioni di cui al § 2 sono decisive. Una società può anche aprire il proprio canale interno a ulteriori preoccupazioni, ma deve poi distinguere tra i requisiti di protezione giuridica e le norme procedurali aggiuntive volontarie.

Organizzazione, riservatezza e canali di comunicazione

Le persone responsabili dell'organismo relatore hanno bisogno delle competenze necessarie e devono essere in grado di svolgere i loro compiti in modo indipendente. Altri compiti sono possibili nella misura in cui si evitano conflitti di interesse. I diritti di accesso sono limitati alle persone competenti e di supporto. L'identità del riferimento e dell'interessato deve essere protetta conformemente ai requisiti di legge; l'obbligo di riservatezza ha eccezioni giuridiche.

I messaggi devono essere possibili oralmente o in forma testuale. Su richiesta, una riunione personale sarà possibile entro un periodo di tempo ragionevole; con il consenso, sarà possibile anche la trasmissione di immagini e suoni. I messaggi in arrivo anonimi dovrebbero essere elaborati. D'altro canto, il § 16 HinSchG non prevede l'obbligo generale di offrire un canale di segnalazione tecnicamente anonimo.

Gli indicatori possono fondamentalmente scegliere tra messaggi interni ed esterni. Le procedure interne non limitano né ostacolano l'accesso ai competenti organismi esterni di segnalazione.

Termini e follow-up

Conferma di ricevimento: entro sette giorni dal ricevimento della notifica.
Prova: La competenza, la portata e la validità sono esaminate e, se necessario, vengono richieste informazioni supplementari.
Seguito: Ad esempio, un'indagine interna, la presentazione ad un organismo competente o una conclusione motivata del procedimento.
Commenti: entro tre mesi dal ricevimento; senza conferma entro tre mesi e sette giorni dal ricevimento.

Il feedback include le misure di follow-up previste o attuate e i relativi motivi. Essa non pregiudica le indagini in corso o i diritti delle persone colpite. Il periodo di riferimento non significa che ciascuna indagine debba essere completata entro tre mesi.

Protezione contro le rappresaglie

Sono vietati gli svantaggi dovuti a una notifica protetta. § 36 HinSchG prevede un'inversione dell'onere della prova alle sue condizioni. Pertanto, le decisioni del personale devono essere documentate e documentate con attenzione. La protezione dipende dai requisiti giuridici, in particolare § 33 HinSchG; consapevolmente false affermazioni devono essere distinte da questo. Allo stesso tempo, i diritti degli imputati e una spiegazione aperta devono essere rispettati.

I nostri servizi

Esame dell'obbligo di costituzione e della forma di organizzazione appropriata.
Progettazione di norme procedurali, responsabilità, rappresentanza e mezzi di escalation.
Revisione legale dei contratti, autorizzazioni e informazioni sulla protezione dei dati dei prestatori di servizi.
Sviluppo di modelli per conferme di ricevimento, feedback e documentazione.
Consulenza su misure di follow-up, indagini e interfacce di diritto del lavoro.
Formazione dei soggetti segnalanti e informazione per i dipendenti.

Questioni comuni

Può un terzo esterno assumere il controllo dell'unità di segnalazione?

Sì, § 14 HinSchG consente la nomina di terzi. Resta l'obbligo dell'impresa di adottare misure adeguate per porre rimedio a un'infrazione. I compiti, i poteri, la protezione dei dati e i conflitti devono essere regolati per contratto.

È possibile per più imprese gestire un'unità comune di rendicontazione?

Per diversi datori di lavoro privati con 50- 249 dipendenti su base regolare, la sezione 14 (2) prevede una posizione comune. Gli obblighi di risoluzione dell'infrazione e di riscontro restano nei confronti del singolo datore di lavoro. Altri modelli di gruppo richiedono una prova separata.

Il nostro modulo di contatto generale è già un punto di notifica?

Non solo ricevendo messaggi al riguardo. Tra l'altro, sono necessari adeguati diritti di accesso, responsabilità, riservatezza e un processo di trattamento giuridicamente conforme. Il modulo di contatto di questa società serve la richiesta di mandato e non è un punto di notifica generale per le violazioni di alcuna società.

Quali documenti sono utili per l'esame?

Numero di dipendenti e struttura aziendale, le norme procedurali precedenti, i contratti con i fornitori di sistemi, nonché i metodi descritti di rendicontazione ed elaborazione. I dati personali dovrebbero essere resi disponibili solo attraverso una via di trasmissione coordinata.

Modifica un messaggio intelligibilmente

Una volta ricevuta, si precisa in primo luogo se il responsabile è imparziale e se sono necessarie misure urgenti. La notifica iniziale, le aggiunte successive e le valutazioni proprie dovrebbero rimanere distinte. Una singola nota di gestione può registrare ricevuta, responsabilità, contatto, follow-up e feedback. Solo le persone autorizzate ricevono l'accesso.

Nel caso delle notifiche telefoniche, si applicano norme speciali ai registri e ai protocolli. Conformemente al § 11 HinSchG, una registrazione audio accessibile in modo permanente o un protocollo di parola richiede il consenso della persona che fornisce le informazioni. Senza questo consenso, deve essere preparato un protocollo di contenuto. Devono essere prese in considerazione le possibilità previste dalla legge per l'esame e la conferma del protocollo.

In linea di principio, la documentazione è cancellata tre anni dopo il completamento della procedura. È possibile un stoccaggio più lungo, nella misura in cui sia necessario e proporzionato per soddisfare i requisiti giuridici. Il piano di cancellazione dovrebbe pertanto riguardare la data di chiusura, i motivi di archiviazione legale e i diversi set di dati. L'archiviazione illimitata di tutti i messaggi non è una soluzione standard.

Se le accuse non vengono confermate, anche questo deve essere documentato in modo fattuale. Il feedback non pregiudica i diritti delle persone colpite o le indagini in corso. Per la preparazione pratica, Lista di controllo per ispezione interna e le informazioni su: Conformità all'occupazione Pronti. La base giuridica della documentazione è in particolare: Sezione 11.

Base giuridica e ulteriori informazioni ufficiali

Status giuridico: 1° novembre 2026. La classificazione dei fatti concreti richiede un esame della normativa e delle circostanze applicabili.

Argomenti correlati e prossime tappe

Richiedi un consiglio sulla pagina dei contatti. Descrivere brevemente la richiesta e, se necessario, specificare le scadenze esistenti. Campo di applicazione e remunerazione saranno concordati prima della messa in servizio.

Quattro esempi pratici

I seguenti casi fittizi illustrano domande d'esame tipiche. La soluzione concreta dipende dalle circostanze del singolo caso.

01 · Segnalazione contro la direzione

La persona responsabile è direttamente responsabile nei confronti dell'amministratore delegato accusato. Il caso è consegnato a un trasformatore predeterminato e imparziale; Gli accessi sono limitati alle persone richieste.

02 · Vacanza presso l'Ufficio Segnalazioni

Un rapporto è ricevuto durante un'assenza di due settimane. La rappresentazione assume il controllo dell'elaborazione e del monitoraggio delle scadenze senza aprire la casella di posta riservata dell'intero dipartimento HR.

03 · Nota anonima con documenti giustificativi

Una nota contiene fatture, ma nessun nome. Il contenuto sarà controllato per la plausibilità e, dove c'è un canale back, verranno richieste domande specifiche. Un mittente sconosciuto non rende un sospetto concreto senza senso.

04 · Trasferimento dopo la notifica

Poco dopo un messaggio, l'informatore dovrebbe essere trasferito. Le misure del personale, il contesto temporale e i motivi di fatto sono esaminati e documentati in modo indipendente al fine di individuare eventuali rappresaglie.

Il tuo prossimo passo

Vuoi trasferire i requisiti alla tua azienda o avere un processo specifico controllato? Per il primo contatto sono sufficienti una breve descrizione e un riferimento alle scadenze esistenti. Voteremo sulla portata dell'esame e del risarcimento prima della messa in servizio.

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