La conformità può essere applicata in modo strutturato in 6 fasi.
1. Analisi dei rischi: identificazione dei rischi e dei requisiti giuridici
Ogni analisi di conformità inizierà solitamente con l'individuazione dei rischi generali e specifici dell'industria in cui l'azienda si muove. Devono essere stabilite le condizioni del quadro giuridico e i requisiti di conformità che ne derivano.
2. Analisi dello stato: stato attuale di conformità
Dopo l'analisi dei rischi e la determinazione dei requisiti giuridici che ne derivano, occorre determinare lo stato di conformità della società, vale a dire quali regolamenti e meccanismi di salvaguardia sono già in vigore nella società.
In relazione a questo può essere definito uno stato bersaglio.
3. Creazione di una nuova politica di conformità
Coloro che decidono di elaborare una nuova o ulteriore serie di norme dopo l'analisi dello stato dovrebbero prima chiarire chi è responsabile della formulazione e dell'attuazione e quali persone devono e devono essere coinvolte.
4. Implementazione delle norme di conformità in azienda
Nell'attuare le nuove norme di conformità in azienda, i valori devono essere vissuti e vissuti in azienda.
5. Meccanismi per garantire le norme di conformità
Un aspetto importante è quello delle violazioni di conformità. Un funzionario speciale responsabile della conformità o una commissione di conformità può essere in grado di aiutare.
6. Piani di emergenza per violazioni di conformità
Infine, non si può mai escludere che, nonostante la massima attenzione in un'azienda ci siano violazioni di conformità. Le procedure in tale situazione di crisi devono essere chiaramente strutturate e definite.