Indagini interne

Un sospetto di cattiva condotta richiede una procedura ordinata. Le indagini interne dovrebbero individuare fatti affidabili, limitare ulteriori danni e consentire decisioni appropriate. Allo stesso tempo, i diritti dei lavoratori dipendenti, degli informatori e delle altre persone colpite devono essere salvaguardati. Assistiamo le aziende nella pianificazione, attuazione e valutazione legale delle indagini interne.

Occasioni per un'indagine interna

• riferimenti a corruzione, conti manipolati, conflitti di interesse o danni alla proprietà.
• Disturbo nell'acquisto, distribuzione o pagamenti agli intermediari.
• Sospetto della trasmissione non autorizzata dei dati o del flusso di segreti commerciali.
• Incoerenza in una notifica o in documenti relativi ad un audit amministrativo.
• Segni di infrazioni sistematiche o coinvolgimento della direzione.

In primo luogo, chiarire la missione e la giurisdizione

All'inizio vengono definiti l'amministrazione aggiudicatrice, l'oggetto dell'indagine e i canali di comunicazione. In caso di accuse contro la direzione, è necessario esaminare quale organo indipendente può commissionare e accompagnare l'indagine. Gli interessi della società e dei singoli dipendenti possono andare in pezzi. Una rappresentazione simultanea di tutte le parti interessate non è quindi una questione ovvia.

Un piano d'indagine scritto descrive i punti di partenza, le domande aperte, le fonti di dati, le misure e le responsabilità ammissibili. Esso è adeguato se il sospetto è motivato, disinnescato o si estende ad altre operazioni. L'inchiesta non si concentra su risultati predeterminati.

Protezione delle prove e protezione dei dati

I documenti e i dati pertinenti dovrebbero essere protetti in modo comprensibile. I diritti di accesso, i periodi di conservazione, le procedure di cancellazione e l'integrità dei dati devono essere rispettati. Un'istruzione di sicurezza non sostituisce una base giuridica per la protezione dei dati. I contenuti privati, in particolare i dati protetti e le sedi di archiviazione all'estero, richiedono un audit separato.

Per i dati dei dipendenti, in particolare § 26 BDSG in collaborazione con il GDPR devono essere osservati. Per l'accertamento di reati, § 26 par. 1 frase 2 richiede prove reali documentate, necessità e proporzionalità. La curiosità generale o un sospetto indeterminato non giustificano una ricerca completa di tutte le caselle di posta. Gli obblighi di informazione, i diritti e le restrizioni consentite devono essere valutati in termini concreti. Le misure tecniche di vigilanza possono dar luogo a diritti di partecipazione del consiglio di fabbrica.

Preparazione equa delle indagini sui dipendenti

Una guida di discussione separa le questioni aperte dalle valutazioni. Prima dell'indagine occorre chiarire il ruolo dei richiedenti, lo scopo del colloquio, la documentazione e l'uso delle informazioni. L'obbligo di fornire informazioni, i possibili rischi di autoimpatto e l'uso dell'assistenza sono valutati caso per caso. Le registrazioni sonore segrete non sono uno strumento ammissibile standard.

Risultati, misure e contatti con le autorità

Una relazione d'indagine dovrebbe distinguere tra fatti verificati, informazioni contrastanti, lacune residue e valutazioni giuridiche. Essa può contenere raccomandazioni relative a modifiche organizzative, fasi del diritto del lavoro o all'esame delle richieste di indennizzo. I termini, ad esempio in caso di eventuale cessazione straordinaria, devono essere monitorati separatamente.

Se e quando le autorità, gli assicuratori o i partner contrattuali devono o devono essere informati dipende dai fatti e dagli obblighi pertinenti. La cooperazione volontaria deve essere esaminata in modo strategico e giuridico; gli obblighi di comunicazione esistenti restano da rispettare. Il segreto giuridico non significa che tutti i documenti d'indagine siano automaticamente protetti dall'accesso dello Stato. La protezione della confisca e il diritto di rifiutare i certificati sono valutati sulla base della situazione specifica dei mandati e delle procedure.

Il nostro sostegno e risultati di lavoro

• Prima classificazione giuridica dei riferimenti e definizione di un campo d'indagine proporzionato.
• Piano investigativo, concetto di responsabilità e comunicazione.
• Monitoraggio legale del backup dei dati e coordinamento con gli specialisti IT necessari.
• Preparazione e monitoraggio delle interviste nonché valutazione strutturata dei risultati.
• Relazione finale giuridica e piano d'azione prioritario.
• il seguito e la comunicazione con gli organismi competenti nell'ambito del mandato concordato.

Questioni comuni

Ogni indizio deve innescare un'indagine su larga scala?

No. Prima di tutto, si valuta la plausibilità, l'urgenza e le possibili conseguenze. A volte sono sufficienti interrogazioni mirate o un controllo limitato dei documenti. La decisione e le sue motivazioni dovrebbero essere documentate.

Tutte le e-mail aziendali possono essere valutate?

Non c'e' un'autorizzazione forfettaria. Occorre esaminare le finalità, i sospetti, la necessità, l'uso privato, la protezione dei dati e la partecipazione. Tali termini, periodi e persone aventi diritto all'accesso dovrebbero essere definiti il più strettamente possibile.

La riservatezza può essere pienamente garantita?

No. Le informazioni legali e gli obblighi di comunicazione, nonché i diritti delle persone colpite possono fissare limiti. Gli impegni devono tenere conto di questo quadro. La riservatezza di una hotline e la tutela dei documenti giuridici sono questioni diverse.

Come si può preparare un'indagine?

Utile sono una cronologia fattuale, documenti originali esistenti e la designazione delle misure precedenti. I dati pertinenti non devono essere distrutti o modificati da soli. I documenti sensibili vengono trasmessi attraverso un percorso concordato in precedenza.

Base giuridica e ulteriori informazioni ufficiali

• § 26 Dati sui dipendenti BDSG
• DSGVO
• § 87 BetrVG Co-determinazione
• BVerfG, decisione del 27 giugno 2018 [52] 2 BvR 1405/17

Status giuridico: 1° novembre 2026. La classificazione dei fatti concreti richiede un esame della normativa e delle circostanze applicabili.

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