"La conformità non è di per sé nuova, in quanto è ovvio che le organizzazioni rispettano le leggi e gli impegni volontari. L'approccio strutturato a questo compito è nuovo. (Dr. Barbara Neiger)
La conformità può essere attuata con raccomandazioni d'azione nell'ambito di un sistema di gestione della conformità (CMS) nel campo del rispetto dei requisiti giuridici.
Il sistema di gestione della conformità si riferisce alla totalità delle misure e dei processi istituiti all'interno dell'azienda al fine di garantire il rispetto delle norme. Il compito è quello di garantire in modo sufficiente che i rischi per le infrazioni normative essenziali siano individuati in tempo utile e che tali violazioni siano evitate.
Poiché un CMS adeguato non sarà mai in grado di prevenire pienamente le infrazioni, deve anche individuare e comunicare eventuali violazioni che ancora si verificano in modo tempestivo in modo che tali fonti di errore possano essere conosciute ed evitate in futuro.
Il principio guida è "tono in alto," vale a dire che i rispettivi leader guidano con l'esempio e sono all'altezza delle regole. Oltre alla conformità formale-strutturale, come una raccomandazione d'azione, vengono aggiunti elementi di controllo informale-culturale, ad esempio l'orientamento al valore corrispondente.
Nell'ambito del CMS sono previsti i seguenti quattro elementi:
- Manuale di conformità
- Guida alla conformità
- Raccomandazioni di conformità
- Nomina di un ufficio di conformità