COMPLIANCE & RIGHT · TRATTATO
Un'organizzazione di conformità sostenibile rende visibili le responsabilità. Regola chi svolge compiti operativi, chi fornisce consulenza tecnica e chi controlla l'attuazione. Le dimensioni e la struttura dell'azienda determinano il progetto; un certo titolo di funzione da solo non crea ancora un'organizzazione efficace.
Determinare compiti e poteri
La descrizione dei compiti deve essere coerente con le opzioni e le risorse decisionali effettive. Per le operazioni critiche, i rilasci e i controlli sono separati nella misura in cui ciò è necessario e utile dal punto di vista organizzativo. La responsabilità complessiva della gestione non scompare nominando una funzione di conformità.
Permettere l'escalation indipendente
Se un sospetto riguarda l'esecutivo di solito responsabile, è necessario un percorso alternativo di segnalazione. I conflitti di interesse dovrebbero essere individuati tempestivamente. Quale organo decide e quali documenti riceve dipende dalla struttura aziendale, dai fatti e dai requisiti legali.
Interfacce e rappresentazione
Personale, acquisti, vendite, IT e funzioni legali richiedono processi coordinati. Un incidente può avere ripercussioni su più responsabilità allo stesso tempo. Le rappresentanze, i contatti di emergenza e i periodi di trattamento interno impediscono che le informazioni rimangano in vigore durante le vacanze o che il personale cambi.
Relazioni per le decisioni
La gestione ha bisogno di informazioni concentrate sui rischi chiave, sulle azioni aperte e sulle decisioni necessarie. I dati riservati saranno trasmessi solo nella misura necessaria. Una relazione dovrebbe evidenziare la necessità di un'azione e individuarne la base effettiva.
Classificazione giuridica e consulenza
Gli obblighi organizzativi e di vigilanza sono disciplinati dalla forma giuridica, dall'attività e dalla situazione specifica di rischio. Un importante punto di riferimento è: § 130 OWiG. Le misure richieste possono essere valutate solo sulla base della società interessata. Esaminiamo i requisiti giuridici, organizziamo responsabilità e sviluppiamo regole e punti di controllo realizzabili.
Quattro esempi pratici
I seguenti casi fittizi illustrano domande d'esame tipiche. La soluzione concreta dipende dalle circostanze del singolo caso.
01 · Doppia giurisdizione
Le vendite e i servizi legali considerano l'altro come responsabile. Una chiara divisione dei compiti è chiamata decisione, partecipazione e controllo.
02 · Assenza in caso di crisi
L'ufficiale di conformità non è disponibile. Un rappresentante designato riceve gli accessi necessari e può controllare in modo affidabile le scadenze.
03 · Relazioni contro i superiori
La normale procedura di segnalazione conduce all'interessato. Un metodo indipendente di escalation impedisce l'elaborazione nel proprio conflitto di interessi.
04 · Nuova filiale
La centrale sta dando delle linee guida. La gestione locale assume compiti chiaramente descritti; Le relazioni e le domande sono al sicuro dal punto di vista organizzativo.
Il tuo prossimo passo
Vuoi trasferire i requisiti alla tua azienda o avere un processo specifico controllato? Per il primo contatto sono sufficienti una breve descrizione e un riferimento alle scadenze esistenti. Voteremo sulla portata dell'esame e del risarcimento prima della messa in servizio.