Se un funzionario di conformità o anche un reparto di conformità è richiesto dipende dalla dimensione della società. Fintantoché il controllo e la determinazione di tutti i processi spetta ad una persona sotto forma di gestore o proprietario, la società può astenersi da un responsabile della conformità. Tuttavia, più complessa diventa l'azienda, più importante è il proprio reparto di conformità o almeno un funzionario di conformità.
La nomina di un responsabile della conformità fa parte di un sistema di gestione della conformità intatto. Il responsabile della conformità può anche essere chiamato ufficiale della conformità e dovrebbe svolgere una funzione di personale indipendente e neutrale.
Uno dei compiti di un responsabile della conformità è quello di consigliare e formare la direzione e i dipendenti. I rappresentanti di conformità hanno sia una funzione interna che esterna; ad esempio, non solo agiscono come partner di contatto per le autorità, ma impongono anche norme interne.
Tuttavia, la possibilità di una comunicazione diretta con la direzione è particolarmente importante in quanto il responsabile della conformità dovrebbe riferire direttamente alla direzione. Allo stesso modo, una società dovrebbe coinvolgere i propri rappresentanti di conformità in decisioni importanti.
Lo scopo dei compiti di un responsabile della conformità è quello di garantire la conformità giuridica e la correttezza etica dei comportamenti.
Conformemente al § 93 sec. 2 AktG, gli organi di gestione di una società per azioni sono personalmente responsabili della violazione degli obblighi organizzativi e di vigilanza. Ciò vale per (i) amministratori delegati di una GmbH ai sensi dell'art.43 par. 2 GmbHG i.V.m. § 93 par. 2 AktG.