L'obiettivo principale di un'organizzazione di compliance è quello di rispettare tutte le leggi e le regole applicabili in tutto il Gruppo. L'organizzazione dovrebbe garantire la migliore consulenza e sostegno possibile in tutti i settori del Gruppo.
L'organizzazione alla luce della conformità è completata da livelli di copertura nei processi decisionali e in tutta l'organizzazione di vigilanza. Rechtsanwalt Dipl.-Ing. Michael Horak, LL.M.
Contatto locale
Per una società operante a livello globale, una rete globale di persone di contatto locali dovrebbe garantire il rispetto degli standard e l'attuazione del sostegno. Una persona di contatto locale imposta il Programma di conformità insieme con la direzione locale.
Flusso di informazioni
Un regolare flusso regolare di informazioni tra il Comitato esecutivo e il Compliance Officer trasmette lo stato attuale del sistema di gestione della conformità e il suo ulteriore sviluppo al top management di una società.
Organizzazione operativa del processo
La parte operativa del sistema di gestione della conformità è l'organizzazione in cui si svolgono i processi sistematici del programma di conformità. Tra questi figurano aumenti, pareri di esperti e ispezioni delle informazioni raccolte.
Dalla memorizzazione dei file attraverso un sistema di reporting al monitoraggio e controllo, sono necessari numerosi processi di compliance per il processo operativo. Esso comprende anche regolamenti interni e gestione dei documenti. Altri aspetti dell'organizzazione del processo sono, ad esempio la comunicazione alla direzione e linee guida chiare per la comunicazione ad hoc o il modo in cui un incidente di conformità dovrebbe essere gestito.
Sistema indicativo
Con un sistema di whistleblowing, i controlli e il monitoraggio vengono effettuati all'interno di una società.
Le unità commerciali quali il dipartimento HR, il dipartimento giuridico o il dipartimento conformità sono idonee come centri di segnalazione. In questi dipartimenti, la competenza per il compito è meglio da trovare. La riservatezza e la velocità sono le caratteristiche che sono importanti per un notificante per funzionare con successo. L'impiegato che denuncia qualcosa dovrebbe rimanere anonimo. Al fine di garantire la protezione dell'identità, non può essere divulgata alcuna prova della sua identità.