Enquêtes internes

La suspicion d'inconduite nécessite une procédure ordonnée. Les enquêtes internes devraient identifier des faits fiables, limiter d'autres dommages et permettre des décisions appropriées. Dans le même temps, les droits des salariés, des dénonciateurs et des autres personnes concernées doivent être protégés. Nous aidons les entreprises dans la planification, la mise en oeuvre et l'évaluation juridique des enquêtes internes.

Occasions d'enquête interne

• les références à la corruption, aux comptes manipulés, aux conflits d'intérêts ou aux dommages matériels.
• Perturbations dans l'achat, la distribution ou les paiements aux intermédiaires.
• Suspicion de transmission non autorisée de données ou de flux de secrets commerciaux.
• Incohérence dans une notification ou dans des documents relatifs à une vérification administrative.
• Signes d'infractions systématiques ou d'implication de la direction.

Premièrement, clarifier la mission et la compétence

Au début, l'autorité contractante, l'objet de l'enquête et les canaux de notification sont définis. Dans le cas d'allégations contre la direction, il est nécessaire d'examiner quel organe indépendant peut commissionner et accompagner l'enquête. Les intérêts de la société et des employés individuels peuvent s'effondrer. Une représentation simultanée de toutes les parties prenantes n'est donc pas une question bien sûr.

Un plan d'enquête écrit décrit les points de départ, les questions ouvertes, les sources de données, les mesures admissibles et les responsabilités. Elle est ajustée si la suspicion est étayée, désuète ou étendue à d'autres opérations. Une enquête ne doit pas porter sur un résultat prédéterminé.

Protection des preuves et protection des données

Les documents et données pertinents devraient être sécurisés de manière compréhensible. Les droits d'accès, les périodes de conservation, les procédures de suppression et l'intégrité des données doivent être respectés. Une instruction de sécurité ne remplace pas une base juridique de protection des données. Le contenu privé, en particulier les données protégées et les sites de stockage étrangers, nécessite une vérification distincte.

Pour les données relatives aux salariés, en particulier le § 26 BDSG en liaison avec le RGPD doit être observé. Pour la détection des infractions, § 26, par. 1 phrase 2 exige des preuves concrètes, la nécessité et la proportionnalité. La curiosité générale ou une suspicion indéterminée ne justifient pas une recherche complète de toutes les boîtes aux lettres. Les obligations, les droits et les restrictions en matière d'information doivent être évalués concrètement. Les mesures de contrôle technique peuvent déclencher des droits de participation du comité d'entreprise.

Préparation équitable des enquêtes auprès des salariés

Un guide de discussion sépare les questions en suspens des évaluations. Avant le sondage, le rôle des candidats, l'objet de l'entrevue, la documentation et l'utilisation de l'information doivent être clarifiés. Les obligations de fournir des informations, les risques éventuels d'auto-impact et l'utilisation de l'assistance sont évalués au cas par cas. Les enregistrements sonores secrets ne sont pas un instrument courant admissible.

Résultats, mesures et contacts avec les autorités

Un rapport d'enquête devrait faire la distinction entre les faits vérifiés, les informations contradictoires, les lacunes restantes et les évaluations juridiques. Il peut contenir des recommandations concernant des changements organisationnels, des mesures de droit du travail ou l'examen des demandes d'indemnisation. Les échéances, par exemple en cas de résiliation extraordinaire éventuelle, doivent faire l'objet d'un suivi séparé.

La question de savoir si et quand les autorités, les assureurs ou les partenaires contractuels doivent ou doivent être informés dépend des faits et des obligations pertinentes. La coopération volontaire doit être examinée de manière stratégique et légale; les obligations en matière de rapports restent à respecter. Le secret juridique ne signifie pas que tous les documents d'enquête sont automatiquement protégés contre l'accès de l'État. La protection de la confiscation et le droit de refuser des certificats sont évalués en fonction de la situation particulière des mandats et des procédures.

Notre soutien et nos résultats de travail

• Première classification juridique des références et définition d'un champ d'enquête proportionné.
• Plan d'enquête, concept de responsabilité et de communication.
• Surveillance juridique de la sauvegarde des données et coordination avec les spécialistes en TI requis.
• Préparation et suivi des entrevues et évaluation structurée des résultats.
• Rapport final juridique et plan d'action prioritaire.
• suivi et communication avec les organismes compétents dans le cadre du mandat convenu.

Questions communes

Chaque indice doit-il déclencher une enquête à grande échelle ?

Non, pas du tout. Tout d'abord, la plausibilité, l'urgence et les conséquences possibles sont évaluées. Des questions ciblées ou une vérification limitée des documents sont parfois suffisantes. La décision et ses motifs doivent être documentés.

Tous les courriels d'affaires peuvent-ils être évalués?

Il n'y a pas de compensation forfaitaire. La finalité, la suspicion, la nécessité, l'utilisation privée, la protection des données et la participation doivent être examinées. Ces termes, périodes et personnes ayant droit à l'accès devraient être définis aussi étroitement que possible.

La confidentialité peut-elle être pleinement garantie?

Non, pas du tout. L'information juridique et les obligations en matière de rapports ainsi que les droits des personnes touchées peuvent fixer des limites. Les engagements doivent tenir compte de ce cadre. La confidentialité d'une ligne téléphonique et la protection des documents juridiques sont des questions différentes.

Comment peut-on préparer une enquête?

Une chronologie factuelle, les documents originaux existants et la désignation de mesures antérieures sont utiles. Les données pertinentes ne doivent pas être détruites ou modifiées seules. Les documents sensibles sont transmis par un itinéraire préalablement convenu.

Base juridique et autres informations officielles

• § 26 BDSG – Données sur les employés
• DSGVO
• § 87 BetrVG – Co-détermination
• BVerfG, décision du 27 juin 2018 – 2 BvR 1405/17

Statut juridique : 1er novembre 2026. La classification des faits concrets nécessite un examen des règlements et des circonstances applicables.

Thèmes connexes et prochaines étapes

• Protection des lanceurs d’alerte et canaux internes de signalement
• Corruption et conflits d’intérêts
• Protection des données et sécurité informatique
• Responsabilité des gérants et des membres du directoire

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