L'objectif principal d'une organisation de conformité est de se conformer à toutes les lois et règles applicables dans l'ensemble du Groupe. L'organisation devrait garantir les meilleurs conseils et soutiens possibles dans tous les domaines du Groupe.
L'organisation qui se traduit par la conformité est complétée par des niveaux de couverture dans les processus décisionnels et dans l'ensemble de l'organisation de surveillance. Rechtsanwalt Dipl.-Ing. Michael Horak, LL.M.
Contact local
Dans le cas d'une société opérant à l'échelle mondiale, un réseau mondial de personnes-ressources locales devrait assurer le respect des normes et soutenir la mise en œuvre. Une personne-ressource locale définit Programme de contrôle du respect avec la gestion locale.
Flux d'information
Un flux régulier d'informations en douceur entre le Conseil d'administration et l'agent de conformité transmet l'état actuel du système de gestion de la conformité et son développement ultérieur à la haute direction d'une entreprise.
Opérationnel – Organisation du processus
La partie opérationnelle du système de gestion de la conformité est l'organisation de conformité dans laquelle les processus systématiques du programme de conformité ont lieu. Il s'agit notamment des élévations, des avis d'experts et des inspections des informations recueillies.
De l'entreposage des dossiers à la surveillance et au contrôle, de nombreux processus de conformité sont requis pour le processus opérationnel. Il comprend également les règlements internes et la gestion des documents. D'autres aspects de l'organisation du processus sont, par exemple, les rapports à la direction et des lignes directrices claires pour les rapports ad hoc ou la façon dont un incident de conformité devrait être géré.
Système indicatif
Avec un système de dénonciation, des contrôles et une surveillance sont effectués au sein d'une entreprise.
Les unités administratives telles que le département des RH, le département des affaires juridiques ou le département de la conformité conviennent comme centres de rapport. Dans ces ministères, l'expertise pour la tâche est la meilleure à trouver. La confidentialité et la vitesse sont les caractéristiques qui sont importantes pour qu'un notifiant puisse fonctionner avec succès. L'employé qui signale quelque chose devrait rester anonyme. Afin d'assurer la protection de l'identité, aucune preuve de son identité ne peut être divulguée.