Systèmes de gestion de la conformité

Un système de gestion de la conformité regroupe les responsabilités, les règles et les processus qui empêchent une entreprise de violer des violations légales, de traiter l'information et d'améliorer son organisation. C'est censé travailler au quotidien. Nous appuyons la mise en place d'un nouveau système et l'examen juridique des mesures existantes.

Un système par taille, activité et risque

Il n'existe pas de modèle identique pour toutes les entreprises. Le secteur, la forme juridique, les processus opérationnels, les recettes nationales et les risques concrets déterminent quelles mesures sont nécessaires et appropriées. Il faut tenir compte des obligations légales particulières en matière d'organisation. Un CMS n'est pas seulement efficace parce qu'un manuel est exhaustif ou qu'un nom spécifique est utilisé.

Les obligations de surveillance peuvent en particulier découler du § 130 OWiG. Les obligations de diligence et d'organisation des entreprises ainsi que les réglementations sectorielles sont ajoutées. Les exigences d'une petite entreprise gérée par un propriétaire et d'un groupe actif à l'échelle internationale peuvent varier considérablement.

De l'état actuel à l'organisation résiliente

Inventaire et analyse des risques

Nous enregistrons les processus opérationnels, les règles existantes, les responsabilités et les incidents connus. L'analyse des risques juridiques devrait tenir compte à la fois des impacts potentiels et de la probabilité ainsi que des contrôles existants. Il est mis à jour en cas de modifications substantielles et à intervalles appropriés.

Objectifs et responsabilité

La direction définit le cadre et fournit les ressources appropriées. Les personnes responsables ont besoin de tâches, de pouvoirs et de moyens d'information clairs. Les représentations, les conflits d'intérêts et les cas d'escalade sont pris en compte. Les tâches externalisées restent intégrées dans votre propre organisation.

Règles et contrôles

Les lignes directrices traduisent les exigences en actions concrètes: Qui vérifie un partenaire d'affaires? Qui approuve une invitation? Quelles données peuvent être introduites dans un système d'IA? Quand une livraison sera-t-elle arrêtée? Les contrôles devraient aborder les risques de manière ciblée et être documentés dans le flux de travail.

Information, formation et conseils

Les employés ont besoin d'information et de formation compréhensibles adaptées à leurs activités. Les questions et les conseils doivent parvenir aux personnes-ressources appropriées. Les exigences particulières de la loi sur la protection des dénonciateurs doivent être respectées dans le cas des points de notification prévus par la loi.

Suivi et amélioration

L'organisme est contrôlé par échantillonnage, évaluation et audit. Les faiblesses déterminées reçoivent une personne responsable et une nomination aux fins de traitement. La direction est informée des risques importants, des incidents et de l'état des mesures. Un incident devrait être suivi d'une amélioration vérifiable.

Bases et éléments existants

Les sous-pages suivantes expliquent les différents éléments et sujets de la gestion de la conformité :

• Culture de conformité: les règles doivent façonner les décisions
• Objectifs de conformité: priorités pour la pratique de l'entreprise
• Analyse des risques liés à la conformité : Essais ciblés des processus opérationnels
• Programme de conformité : traduction des besoins en flux de travail
• Organisation de conformité: responsabilités et canaux de notification
• Communication sur la conformité: communiquer les règles de manière intelligible
• Surveiller et améliorer la conformité
• Incitations et réponses aux violations de la conformité
• Évaluation de la conformité : conception, mise en œuvre et efficacité

Combiner les priorités techniques de manière significative

Une CMS globale peut coordonner les procédures pour les agences déclarantes, les enquêtes internes, le droit antitrust, la prévention de la corruption, le blanchiment d'argent, les sanctions, les chaînes d'approvisionnement, la protection des données et l'IA. Des canaux de notification uniformes peuvent faciliter le travail. Les exigences juridiques spécifiques des différents domaines restent à respecter.

Les Aperçu de nos sujets de consultation mène aux pages spécialisées en profondeur. Pour les petites entreprises, nous expliquons ci-dessous: Conformité pour les PMEcomment les mesures peuvent être suffisamment limitées et hiérarchisées.

Nos services et résultats de travail possibles

• Bilan avec définition documentée de la portée de l'examen.
• Aperçu des principaux risques juridiques et plan d'action prioritaire.
• Concepts de responsabilité, de libération et d'escalade.
• Code de conduite et directives relatives aux tâches.
• Plan de formation et documentation appropriée pour les groupes cibles.
• Examen de certains contrôles et rapport sur les améliorations identifiées.
• Surveillance juridique continue dans une mesure convenue séparément.

Questions communes

Chaque entreprise a-t-elle besoin d'un CMS certifié?

Il n'existe pas d'exigence générale de certification applicable à toutes les entreprises. Les exigences réglementaires ou contractuelles particulières doivent être examinées séparément. Une organisation appropriée et efficace pour l'entreprise est cruciale.

Un CMS empêche-t-il les amendes et les dommages en toute sécurité?

Non, pas du tout. Il est conçu pour réduire les risques et permettre une réponse appropriée. La prise en compte des mesures dans une question de sanction ou de responsabilité dépend des exigences légales et du cas individuel.

Pouvons-nous continuer à utiliser nos lignes directrices précédentes?

Oui, dans la mesure où elles correspondent au contenu et sont effectivement appliquées. Nous vérifions les documents existants pour déceler les lacunes, les contradictions et la complexité inutile. Les processus éprouvés peuvent être intégrés dans un concept global.

Qu'est-ce qui distingue un examen juridique d'une certification?

Un examen juridique évalue les exigences juridiques dans le cadre de l'ordre convenu. Une certification officielle ou un examen d'entreprise selon une norme spécifique est une commande distincte avec ses propres exigences. La portée et l'importance du résultat doivent être clairement identifiées.

Comment commençons-nous ?

Avec une description de votre activité et l'occasion pour l'examen. Les lignes directrices existantes, un organigramme, des exigences importantes des clients et des incidents connus aident à déterminer la première portée de l'examen.

Base juridique et autres informations officielles

• § 130 OWIG
• § 43 GmbHG
• Article 91 de la loi
• Loi sur la protection des donateurs

Statut juridique : 1er novembre 2026. La classification des faits concrets nécessite un examen des règlements et des circonstances applicables.

Thèmes connexes et prochaines étapes

• Conseil en conformité : thèmes et prestations
• Conformité pour les PME
• Responsabilité des gérants et des membres du directoire
• Formations et ateliers

Demander conseil sur la page de contactC'est vrai. Décrivez brièvement votre demande et, si nécessaire, précisez les délais existants. La portée et la rémunération seront convenues avant la mise en service.