CONFORMITÉ ET DROIT · TRAITÉ
Cette auto-vérification aide la direction et les gestionnaires à identifier les problèmes d'organisation ouverts. Répondez à toute question avec Oui, Partielle, Oui ou Sans objet« Oui » devrait être appuyé par une preuve existante et un processus compréhensible. « Sans objet » exige une courte justification.
Le contrôle ne fournit aucune certification ou preuve mathématique de légalité. Ce qui compte, c'est les lacunes existantes et les conséquences qu'elles peuvent avoir. Aucune réponse ne sera demandée sur cette page ou envoyée à l'entreprise. Pour vos notes, il y a version de travail PDF à remplir Prêt.
1. Les responsabilités, les pouvoirs décisionnels et les représentations sont-ils établis pour les tâches essentielles de conformité?
Vérifiez l'organigramme et la répartition des tâches. En cas d'écart, la direction devrait clarifier les responsabilités, les pouvoirs et les voies hiérarchiques.
2. Les risques juridiques de la transaction réelle sont-ils évalués régulièrement et en cas de changements importants?
Une liste de lois générales ne suffit pas. Les nouveaux produits, les pays, les partenaires de distribution et les acquisitions sont des occasions de reclassement.
En ce qui concerne la conformité des entreprises de taille moyenne
3. Les règles en vigueur sont-elles détectables, compréhensibles et compatibles avec les flux de travail?
Laissez-vous montrer par un processus typique quand une libération est nécessaire et qui décide. Les incohérences entre le manuel et la pratique sont incluses comme une tâche.
Sur le sujet de la consultation en matière de conformité : ordre, processus et résultats
4. Les nouvelles contreparties et les contreparties existantes sont-elles contrôlées en fonction du risque réel?
Déterminer la portée de l'examen et la façon de traiter les anomalies. D'autres vérifications législatives, comme celles portant sur les sanctions ou le blanchiment d'argent, restent à déterminer séparément.
Sur les chaînes d'approvisionnement et la vérification des partenaires commerciaux
5. Les écarts contractuels, les frais inhabituels et les paiements à des tiers sont-ils contrôlés?
Vérifiez si la certification de performance, le récepteur et l'approbation correspondent. Une signature sans connaissance du processus n'est pas un contrôle de fond.
En ce qui concerne le respect des contrats et de la distribution
6. Est-il clair quelles obligations en matière de rapports et de plaintes s'appliquent et qui traite l'information détaillée?
Il convient de distinguer HinSchG, AGG et les autres voies d'appel. Vérifier la confidentialité, la représentation, les délais et le traitement des conflits d'intérêts.
Sur le thème de la protection contre les dénonciations et des points d'information internes
7. Le traitement des données, l'accès, les incidents de sécurité et, le cas échéant, les rapports juridiques sont-ils organisés?
Ajouter la protection des données et les gestionnaires informatiques. Un incident peut déclencher plusieurs procédures de déclaration qui doivent être évaluées et coordonnées séparément.
Protection des données et respect de la sécurité informatique
8. Est-il vérifié quels produits, licences et exigences de sécurité s'appliquent à votre propre offre?
Toutes les entreprises ne sont pas des fabricants. Toutefois, le rôle, les groupes de produits et les modèles de prestation doivent être clairement classés.
Sur le sujet de la conformité des produits, CE et gestion des rappels
9. Les renseignements confidentiels particulièrement précieux sont-ils déterminés et protégés par des mesures appropriées?
Comparer les contrats, les droits d'accès et le traitement à la fin du projet. Les clauses de confidentialité plates ne remplacent pas une organisation de protection vivante.
Sur les secrets commerciaux et la protection du savoir-faire
10. Les employés reçoivent-ils les conseils requis pour leurs tâches et peuvent-ils poser des questions?
Le contenu devrait tenir compte des décisions typiques du groupe cible. Documenter la participation et le contenu essentiel; répéter les cours de formation pour répondre aux besoins de changement pertinents.
11. Est-il vérifié si les règles sont appliquées et si des mesures convenues sont mises en œuvre?
Utiliser des échantillons appropriés et évaluer les incidents. Tenez des points ouverts, les responsables et les rendez-vous.
12. Les contacts et les procédures sont-ils connus pour les cas présumés, les visites du Gouvernement et d ' autres événements urgents?
Vérifier l'accessibilité et la représentation. En cas d'incident déjà en cours, des garanties concrètes et des délais juridiques priment sur cette auto-vérification.
Évaluer les réponses
Commencez par les points où il existe une suspicion concrète, un délai légal ou un risque immédiat pour les personnes, les données ou les produits. Ces questions devraient être réglées sans délai avec les experts compétents. Un grand nombre de réponses positives ne compensent pas un tel point ouvert.
Dans « Partiellement » ou « Non », notez ce qui manque : une juridiction, une classification juridique, une étape de travail ou une preuve réelle. Puis fixez une personne responsable et une date raisonnable. Pour « Oui, vérifiez au hasard si la règle décrite est effectivement appliquée.
Faire un travail à partir de points ouverts
Les trois questions ouvertes les plus importantes et une description de votre entreprise sont suffisantes pour un inventaire légal. Il n'est pas nécessaire d'envoyer les documents personnels de façon ordonnée. Nous coordonnerons avec vous la portée de l'examen et les documents requis. Contact avec l'entreprise.
Pour en savoir plus: Conseils en conformité : commande, processus et résultats · Listes de contrôle · Conformité pour les PME
Quatre exemples pratiques
Les cas fictifs suivants illustrent des questions d'examen typiques. La solution concrète dépend des circonstances de l'affaire.
01 · Acceptation non documentée
Une zone est considérée comme non critique parce que rien n'est arrivé jusqu'à présent. Les processus réels et les changements externes seront examinés avant que la présente évaluation ne soit reprise.
02 · Double compétence
Les services des ventes et les services juridiques considèrent chacun l'autre comme responsable. Une répartition claire des tâches s'appelle la décision, la participation et le contrôle.
03 · Contrôle sans pièces justificatives
Un formulaire est vérifié régulièrement, les documents sont manquants. Un échantillon vérifie l'étape d'essai réelle et conduit à un ajustement concret.
04 · Aucune notification en tant que chiffre clé
Un faible nombre d'indices est considéré comme un succès. L'entreprise vérifie également la confiance, l'accessibilité et la qualité du traitement plutôt que de comparer le silence avec l'absence de risque.
Votre prochaine étape
Voulez-vous transférer les exigences à votre entreprise ou faire vérifier un processus spécifique? Une brève description et une référence aux délais existants sont suffisantes pour le premier contact. Nous voterons sur la portée de l'examen et de l'indemnisation avant la mise en service.